Gestão Sistêmica de Documentos e Informações Municipais

A preservação de uma memória futura, que garanta a manutenção dos registros relevantes produzidos no presente, exige uma atenção especial sobre as rotinas de administração dos arquivos produzidos e acumulados no dia-a-dia da instituição;

As demandas das áreas de administração e gestão superior, no sentido da integração, racionalidade e eficiência dos processos de tratamento, guarda e uso da informação como suporte à tomada de decisão e à comprovação de caráter legal;

As demandas de pesquisadores e outros profissionais que necessitam de informações para o planejamento e o desenvolvimento de suas atividades técnico-científicas.

Implantação da gestão sistêmica de documentos e informações municipais:
As ações de implantação do projeto envolveram em linhas gerais as atividades de:
- Diagnóstico da situação dos arquivos e dos processos de gestão da informação;
- Levantamento e análise de massas documentais acumuladas;
- Organização dos arquivos correntes;
- Estabelecimento de normas e procedimentos de gestão documental, com a elaboração de instrumentos técnicos.

- Realização de cursos e treinamentos com o objetivo de conseguir a mais ampla participação e interesse dos funcionários diretamente envolvidos na organização e acesso aos documentos dos Arquivos Correntes das Secretarias e Órgãos da Administração Direta e Indireta; na aplicação do Quadro de Classificação Funcional, Tabelas de Temporalidade e Formulários de Transferência e Destinação de Documentos, oficializados por Decreto Municipal.

Gestão de Expedientes:
- Protocolo único já implantado;
- Elaboração de normas compartilhadas para a autuação e tramitação de expedientes;
- Padronização e aperfeiçoamento da produção documental em todos os órgãos da Administração Municipal;
- Elaboração e publicação da Instrução Normativa DTAM n° 01/06, que trata da emissão de correspondências municipais.
- Estudos de viabilidade para a identificação da Solução Tecnológica Adequada ao sistema de gestão arquivística de documentos e informações municipais.

Gestão de Documentos de Arquivo:
- Padronização de procedimentos arquivísticos para a Classificação Funcional com aplicação prática em todas as Secretarias e nos órgãos da administração indireta;
- Avaliação e aplicação prática das Tabelas de Temporalidade nas transferências de documentos (para guarda temporária) e Destinação Final de Documentos (eliminação ou guarda definitiva);
- Descrição de Documentos, segundo a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística: - ISAD-G e ISAR;
- Gestão de Informações Municipais para a criação/atualização de banco de dados, como suporte ás decisões de Governo e acesso aos documentos arquivísticos.

Resultados alcançados com a GSDIM
- Os instrumentos de trabalho arquivísticos oficializados por Decreto Municipal passaram a integrar a política municipal para a Gestão de Documentos e Informações Municipais, sob a coordenação do Arquivo Municipal.
- Oficialização do Quadro de Classificação Funcional - com 1.867 séries documentais aplicável em qualquer município brasileiro, flexível para a realidade local, a partir dos documentos atualmente produzidos;
- Oficialização das Tabelas de Temporalidade (Decreto n°. 5.783/06, alterado pelo Decreto n°. 5.947/06), fundamentadas no princípio da funcionalidade com base na legislação em vigor;
- Elaboração de instrumentos padronizados de eliminação e destinação de documentos municipais (de acordo com as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ;
- Exigência de elaboração de relatórios mensais sobre propositura de ações judiciais, em que a Prefeitura Municipal seja autora ou ré e sobre julgamento definitivo de tais ações, para conhecimento dos Arquivos Municipais e implicações práticas quanto aos prazos de prescrição, explicitados nas Tabelas de Temporalidade, além de outras providências para o controle e gerenciamento de documentos eletrônicos.

Outros resultados a serem alcançados:
Estudos de viabilidade da aplicação de instrumentos arquivísticos integrados a soluções tecnológicas avançadas para o GED, Workflow e banco de dados.
Microfilmagem e digitalização de documentos conforme Tabelas de Temporalidade e alguns periódicos e almanaques que estão acessíveis, através da Internet.

“A criação do Arquivo Municipal de Barueri e a implantação da Gestão Sistêmica de Documentos e Informações Municipais estão voltadas a um novo modelo de administração que investe em inovações e tecnologias que agilizem a recuperação de documentos e informações, produzindo eficiência e transparência administrativas”