Arquivo Municipal
Arquivo Corrente
O Arquivo corrente é o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
Ao arquivo corrente devem ser encaminhados não só os documentos cujas questões tenham sido solucionadas, com os que, embora ainda em curso, precisam aguardar o cumprimento de formalidades, onde sobressaem as de caráter administrativo, jurídico, técnico ou científico. Nesta etapa, tendo em vista a frequência de uso do documento pelo órgão que a produziu, são práticas rotineiras: inspeção; análise; ordenação; arquivamento; empréstimo e consulta.
Arquivo Intermediário
Os documentos que já não são consultados com frequência e encontram-se na fase intermediária ficam sob a custódia do Arquivo Municipal, através da Divisão de Arquivo Intermediário. A custódia compreende o cumprimento dos prazos de guarda para avaliação e destinação de documentos de arquivo, de acordo com a Tabela de Temporalidade (Decreto 5161/2007, Anexo II).
Ao Arquivo intermediário, responsável pelo arquivamento temporário dos documentos de valor administrativo, cessada sua utilização corrente, compete:
I. Receber, por transferência, os documentos produzidos, recebidos, portanto acumulados e avaliados pela administração municipal;
II. Completar e/ou atualizar as listagens de transferência;
III. Manter a documentação organizada, acessível e em satisfatórias condições de higiene;
IV. Atender às consultas dos órgãos de origem;
V. Preparar a documentação para o recolhimento, acondicionando-a de acordo com critérios estabelecidos pelo Arquivo Permanente;
VI. Realizar a eliminação de documentos, de acordo com a legislação em vigor;
VII. Elaborar termos de eliminação e recolhimento de documentos:
VIII. Manter atualizadas as informações sobre espaços disponíveis para arquivamento de documentos.
Arquivo Permanente (Histórico)
O Arquivo Histórico tem buscado reunir documentos que contam a história da cidade para que, futuramente, haja um espaço dedicado onde os estudantes, pesquisadores e munícipes em geral possam consultá-los.
Há também em andamento um mapeamento sobre locais que dispõem de informações referentes à cidade de Barueri. Esse mapeamento resultará na publicação de um importante instrumento de consulta de caráter institucional e histórico: o Guia de Fontes de Informação, onde através dele sejam identificados quais locais possam dar suporte a pesquisas futuras.
Ao Arquivo Permanente responsável pelos documentos de guarda definitiva, compete:
I. Receber, por recolhimento, a documentação de valor de valor permanente;
II. Manter a guarda dos documentos recolhidos, adotando critérios de armazenamento, acondicionamento e arranjo adequado;
III. Custodiar e processar tecnicamente os documentos de origem privada adquiridos pelo órgão;
IV. Promover a descrição do acervo, mediante elaboração de instrumento de pesquisa que garanta pleno acesso às informações contidas nos documentos;
V. Fornecer reproduções de documentos, de acordo com as disponibilidades do órgão a qualidade dos suportes originais;
VI. Orientar o usuário, no caso de haver outras fontes de referência que completem as informações procuradas;
VII. Elaborar projetos de memória institucional;
Serviço de Apoio Normativo e Tecnológico
É a divisão responsável pela racionalização dos serviços arquivísticos e pela proteção do Acervo. Suas atribuições são:
I. Instituir esquema de comunicação com as unidades setoriais, de modo a permitir que as informações, no âmbito arquivístico municipal, sejam propriedade comum;
II. Propor, quando couber, a aplicação de tecnologias que agilizem a recuperação da informação nas diferentes fases do ciclo vital dos documentos;
III. Prestar assistência técnicas aos servidores municipais da área de protocolo, arquivos e unidades produtoras de documentos, propondo programas de aperfeiçoamento.
IV. Manter atualizado o cadastro das unidades setoriais;
V. Assegurar a proteção física do acervo e das instalações do Arquivo; VI. Proceder a recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados;
VII. Produzir cópias e microcópias de documentos para os usuários do órgão.
