Classificação Funcional e Avaliação de Documentos

Os trabalhos de classificação e avaliação de documentos arquivísticos no Município de Barueri foram dispostos em forma de esquema proposto pelo Comitê de Avaliação do Conselho Internacional de Arquivos - CIA, como modelo internacional:

1. Identificação

• Conceitos e princípios teóricos da Gestão de Documentos e Informações Municipais;
• Levantamento de dados da situação do sistema de arquivos e da gestão de Documentos;
• Funções e procedimentos administrativos;
• Valores e funções dos documentos;
• Dificuldades e precauções.

2. Análise

• Elaboração das Tabelas de Temporalidade;
• Contexto da produção (funções e estrutura);
• Responsabilidade compartilhada (grupos interdisciplinares: arquivistas, gestores públicos, produtores de documentos, especialistas, usuário);
• Primeiras recomendações: utilidade para o produtor do documento, valor primário (vigência), correspondendo à destinação final de documentos: eliminação ou guarda permanente (total ou por amostragem).

3. Controle e Validação
Os critérios e regras da avaliação foram oficializados pelo Decreto Municipal n°. 5.675/05, de 28 de abril de 2005. Os grupos de trabalho foram constituídos e nomeados oficialmente através do Decreto n° 5.674/05, de 28 de abril de 2005.

4. Publicidade
Antes da oficialização, as Tabelas de Temporalidade foram amplamente discutidas por todos os órgãos da Administração Municipal, depois publicadas no Boletim Oficial para acolher sugestões e críticas, durante 30 dias (Decretos n° 5.783/06 e 5.947/06).

5. Acompanhamento e Atualização
O processo de classificação e avaliação é dinâmico, acompanhando as alterações da legislação municipal, a criação de novas funções e demandas de usuários. As comissões de avaliação são permanentemente responsáveis pela atualização das Tabelas de Temporalidade e dos demais instrumentos de controle e destinação de documentos.