Conservação de Documentos
Na Administração pública, a todo o momento recebemos e produzimos documentos. Alguns deles são de suma importância, e precisam ser conservados durante toda sua vigência. Conheça algumas dicas preventivas para a conservação de documentos:
- Cuide do ambiente onde você guarda os seus documentos, deixando-o sempre limpo.
- Escolha, para armazenar seus documentos, locais onde não haja incidência da luz solar, que não sejam quentes, úmidos ou com risco de infiltrações.
- Verifique periodicamente os documentos guardados, estejam em papel ou gravados em fitas magnéticas ou em computadores. É importante verificá-los para saber se estão bem conservados ou funcionando bem, no caso das fitas magnéticas, CDs e demais arquivos digitais.
- No caso do papel, faça periodicamente o controle de poeira, de fungos, como o mofo, e de possíveis pragas como cupins, brocas e roedores que podem atacar o documento.
- Evite comer e beber quando estiver lendo, estudando, manuseando documentos ou usando o computador.
- Sempre lave as mãos e seque-as bem quando for manusear seus documentos.
- Ao manusear documentos antigos e guardados por muito tempo, utilize máscara e luvas. Isso irá proteger os documentos e a sua saúde de possíveis fungos.
- Não acumule pilhas de papel, pois além de serem desorganizadas e instáveis, podem aumentar o risco de alimentar incêndios. As pilhas de papel dificultam o manuseio e a conservação do material, além de ajudarem que os papeis se deteriorem mais rápido.
- Ao guardar livros e outros papeis em armários e gavetas, coloque saches de cravo da índia com pimenta do reino junto a eles. Esse sache é uma dica caseira, que vai ajudar a afastar as traças.
- Para limpar os seus documentos em papel, você pode utilizar um pincel macio, com o qual vai remover a poeira e outros detritos que estiverem sobre o papel, ou uma borracha branca. Mas, se o documento estiver muito frágil, recomenda-se que faça um sache colocando um pedaço de algodão dentro de um retalho de pano bem fino. Rale a borracha e a espalhe sobre o papel. Com a ajuda do sache, faça movimentos circulares tirando suavemente a sujeira do papel.
- Não plastifique a sua documentação, nem utilize fitas adesivas ou cola escolar para reparar os documentos, pois a substância química presente nesses materiais acidifica o papel, ou seja, ela irá danificar o documento ainda mais com o tempo.
- Indicamos o envelope branco para se guardar documentos em papel. Armazenado nesse tipo de papel, o documento será preservado por mais tempo, não se deteriorando tão rapidamente.
- Evite enrolar os papeis. A melhor forma de guardar um documento é deixando-o plano. E nunca use gominhas de borracha para amarrar a sua documentação, pois com o tempo, a gominha irá derreter e ficará grudada no papel. Se precisar amarrar algo, utilize um cadarço de algodão.
- Outro material que também não deve ser usado em papeis que você deseja que durem por muitos anos são os clipes e grampos de metal. Eles vão enferrujar com o passar dos anos e manchar a sua documentação. Prefira os clipes de plástico.
- Se você precisar acrescentar alguma informação no verso de seus documentos, use um lápis bem macio, pois assim o papel não ficará marcado e você poderá apagar essa informação quando desejar. Recomendam-se lápis 2B, 4B ou 6B.
- Fitas de vídeo e fitas cassete devem ser guardadas rebobinadas até o fim de um dos lados. Coloque-as na vertical dentro de suas embalagens.
- Ao limpar CDs e DVDs use um tecido não abrasivo, como os utilizados para limpar lentes fotográficas, ou use uma escova bem macia. O movimento de limpeza nunca deve ser circular, ou seja, ao longo das trilhas, e sim do centro do disco para fora.
- Evite também colar etiquetas nos CDs e DVDs, pois, com o tempo, a colagem irá prejudicar a leitura e irá acelerar o processo de desgaste.
- As fotografias e demais documentos digitais devem estar salvos em mais de um local, ou seja, não os guarde apenas em seu computador. Faça cópias em CDs ou use um HD externo, esse último deve estar sempre em uso. Não se esqueça de sempre fazer constantemente cópias de segurança.
- Deve-se observar que com o tempo as tecnologias se tornam ultrapassadas. Para a leitura de dados em formato digital, assim como de fitas magnéticas, uma solução é a manutenção de equipamentos e programas nos quais foram gerados. Outra solução é a chamada migração, ou seja, a informação pode ser transferida para outro suporte.
Fonte: APCBH.